Mẫu quy trình tổ chức sự kiện

Các bước cơ bản để tổ chức sự kiện

1. Tìm hiểu kĩ ý kiến khách hàng

Trước hết ta phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất do khách hàng đưa ra. Các yêu cầu này được thể hiện trong một bản tóm lược, căn cứ vào bản tóm lược này ta sẽ xác định được rõ ràng mình cần phải làm gì, các bước tổ chức sự kiện ra làm sao. Để thực hiện tốt, cần phải trả lời được các câu hỏi sau:

– Loại hình sự kiện sẽ tổ chức (hội nghị, họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow, …)
– Mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì?
– Khách tham dự là những ai?
– Có bao nhiêu khách sẽ tham dự?
– Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra?
– Ngân sách dự tính là bao nhiêu?
– Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có điểm nổi trội đặc biệt gì?

2. Lên ý tưởng thực hiện

Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự kiện phải tập hợp một nhóm người để tiến hành tìm kiếm ý tưởng các bước tổ chức sự kiện. Lưu ý khi thực hiện cần nắm rõ yêu cầu của bản tóm lược, đồng thời hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty yêu cầu tổ chức event. Sau khi suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện trên văn bản có sự thống nhất chung, là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.

3. Thiết kế sự kiện

Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể ý tưởng. Các vấn đề này bao gồm:
-Địa điểm tổ chức ở đâu ?
-Thời gian tổ chức chương trình và thời gian diễn ra chương trình ?
-Chủ đề của chương trình là gì ?
-Thiết kế hình ảnh cho chương trình.
-Chương trình chi tiết, gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao ?

Quy trình Tổ chức sự kiện cần có kế hoạch cụ thể

4. Lên kế hoạch tổ chức thực hiện

Đây là lúc quy trình tổ chức sự kiện được cụ thể hóa chi tiết nhất trước khi tiến hành thực thi. Chúng ta cần quan tâm đến các vấn đề :

– Ngân sách.
– Nguồn nhân lực thực hiện.
– Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị.
– Vận chuyển như thế nào.
– Phân tích các yếu tố rủi ro có thể xảy ra.

5. Thực hiện kế hoạch

Một sự kiện thường mất 2 tuần để thực hiện. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc các bên liên quan. Lưu ý cần trao đổi với khách hàng thường xuyên để đạt được sự chấp thuận từ phía khách hàng, đồng thời luôn kiểm soát chặt chẽ nhà cung cấp để hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra.

6. Dàn dựng chuẩn bị

Quá trình dàn dựng chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện. Tốt nhất là 1 hoặc 2 ngày trước ngày sự kiện diễn ra. Nên có một bảng những công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào. Chú ý đến thời gian vận chuyển. Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.

7. Kết thúc sự kiện, tổ chức họp rút kinh nghiệm

Các bước tổ chức sự kiện, luôn theo dõi chặt chẽ khi sự kiện diễn ra. Điều chỉnh khi phát sinh vấn đề.

Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho, dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại những vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho…
Họp rút kinh nghiệm : Sau khi event kết thúc, trong công ty tổ chức sự kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.